請求書システムでは、請求書に記載された明細の情報を外部ファイルに書き出したり、書き出されたファイルを編集して新しい請求書のデータとして読み込んだりすることができます。また、「請求書一覧」ウインドウに表示された請求書の明細のデータをまとめて書き出したり取り込んだりすることができます。
請求書入力時のエクスポートとインポート
エクスポート機能によって、請求書に記載されている明細をテキストファイルに書き出せます。インポート機能によってこのテキストファイルを編集して任意の請求書に読み込めます。既成の請求書の明細を再利用するのに便利です。
請求書のエキスポート
「請求書入力」ウインドウの明細が一覧表示されている部分で任意の行を選択すると、右側の明細に関するパネルの［エクスポート］ボタンがアクティブになります。これをクリックすると、その請求書に記載されている明細一覧のすべてのデータが書かれた「請求明細_」で始まる名前のテキストファイルでデスクトップに書き出されます。
請求書へのインポート
エクスポートされたテキストファイルは他の請求書に読み込むことができます。読み込む先の請求書の「請求書入力」ウインドウで、右側の明細のパネルにある［インポート］ボタンをクリックし、請求書システムから生成されたテキストファイルを開くと、テキストファイルに書き込まれている明細が明細一覧に追加されます。
請求書一覧でのエクスポートとインポート
エクスポート機能を使うと、「請求書一覧」ウインドウに一覧表示されている請求書の請求明細をテキストファイルに書き出せます。書き出したテキストファイルの請求書番号を請求書システム内で使われていない番号に変更し、そのほかの必要な編集をしてからインポートすると、明細がコピーされた新しい請求書が登録されます。同じような内容の請求書を定期的に繰り返し発行する場合に便利です。
請求書一覧からのエクスポート
「請求書一覧」ウインドウで［エクスポート］ボタンをクリックすると、一覧表示されている請求書の明細が「請求書一覧_」で始まる名前のテキストファイルでデスクトップに書き出されます。
書き出される内容は［請求明細を表示］をクリックすると開く「請求明細一覧」ウインドウで確認できます。この画面で［書き出し］ボタンをクリックすると、「請求書一覧」ウインドウの［エクスポート］ボタンをクリックした場合と同様の結果になります。
請求書一覧でのインポート
インポート機能で読み込むテキストファイルは、エクスポートされたファイルと同一の文字コードと改行コードが使用されている必要があります。また、ファイルの形式も同じにしておく必要があります。
インポートするファイルの作り方
上記のファイルを作るにあたって、Excelを使ってエキスポートされたファイルを編集すると便利です。
- エクスポートされた.txtファイルをメモ帳などのテキスト編集ソフトで開く。
- すべてを選択してコピー。
- 白紙のExcelにペーストし、編集する。
- 編集結果をコピーして、メモ帳で開いたテキストファイルにペーストする。
- そのまま保存する。（これによって文字コードと改行コードを変更せずに保存できます）
- 請求書システムにインポートする。